Check-in et fiche de police

Check-in avec lecture de la pièce d'identité et fiche de police pré-remplie

À l'arrivée, une photo du passeport ou de la CIN suffit à pré-remplir la fiche de police. Votre réception relit, complète si besoin et imprime : fini la recopie ligne à ligne pendant que le voyageur attend.

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Pourquoi alléger la fiche de police

Chaque voyageur hébergé doit avoir sa fiche de police. Dans un riad plein ou un hôtel un soir d'arrivées groupées, la recopie des passeports devient un goulot d'étranglement : file d'attente à la réception, numéros de pièce mal recopiés, dates de naissance inversées, fiches complétées en fin de soirée.

Avec Fondouq, la saisie part de la pièce elle-même. La lecture automatique extrait les informations utiles, la réception les vérifie et la fiche est prête à imprimer, rattachée à la bonne réservation. Pour connaître précisément ce que doit contenir la fiche de police et vos obligations, consultez notre guide.

Comment fonctionne le check-in avec lecture de la pièce

1
Photographier le passeport ou la CIN
Depuis la fiche de la réservation, lancez l'enregistrement de l'arrivée et prenez la pièce d'identité en photo. Une image nette, bien éclairée et sans reflet donne les meilleurs résultats.
2
Vérifier les champs lus
Fondouq lit le type de document, le numéro de la pièce, le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance, la nationalité et, lorsqu'elle figure sur la pièce, l'adresse. Si un champ est illisible, il reste vide plutôt que d'être deviné. La réception relit et complète avant de valider.
3
Imprimer la fiche de police
La fiche reprend l'identité du voyageur, la pièce d'identité, la chambre, les dates d'arrivée et de départ et la référence de la réservation, avec un emplacement pour la signature du client et le cachet de l'établissement. Vous l'imprimez depuis le navigateur ou l'enregistrez en PDF ; l'impression directe sur l'imprimante de la réception passe par le connecteur d'impression Fondouq.

Pièces d'identité reconnues

La lecture automatique prend en charge deux documents :

le passeport, quelle que soit la nationalité du voyageur ;
la carte nationale d'identité électronique marocaine (CIN).

Les autres documents (titre de séjour, permis de conduire, cartes d'identité étrangères) ne sont pas garantis : pour ces cas, la saisie manuelle reste disponible dans le même écran.

Relié au planning et à la réservation

La fiche de police n'est pas un document isolé dans un dossier partagé. Elle est rattachée au séjour : chambre, dates et référence sont repris automatiquement depuis la réservation, sans ressaisie. Dès l'enregistrement, le planning se met à jour et l'équipe voit que le voyageur est arrivé.

Vous retrouvez ainsi chaque fiche depuis la réservation concernée, par exemple lors d'un contrôle ou d'une demande ultérieure. Pour le reste du parcours (affectation des chambres, départs, facture), voir l'arrivée enregistrée dans le planning.

Quand la lecture automatique n'est pas disponible

La lecture nécessite une connexion Internet. L'image est analysée par nos serveurs, pas dans le navigateur.
Un moteur de lecture de secours prend le relais côté serveur si le service principal ne répond pas. Il peut être moins précis : la relecture est d'autant plus importante.
La saisie manuelle reste toujours possible. En cas de coupure ou de pièce abîmée, la réception remplit les champs à la main et imprime la même fiche.

Données personnelles et sécurité

Une pièce d'identité est une donnée sensible ; elle mérite un traitement sérieux.

Accès protégé : l'espace hôtelier est réservé aux comptes de votre établissement, avec double authentification par application (TOTP) disponible pour chaque compte.
Finalité limitée : l'image sert à pré-remplir la fiche de police de la réservation concernée.
Lecture automatique : l'image est transmise à un service de lecture automatique externe.

Le détail de nos mesures est présenté sur la page protection des données des voyageurs.

Ce que Fondouq ne fait pas (encore)

Fondouq ne transmet aucune fiche à la police ni à la DGSN. Le logiciel prépare un document complet et imprimable ; le dépôt ou la transmission aux autorités, dans les formes et délais applicables, reste de la responsabilité de l'établissement. Les obligations sont détaillées dans notre guide sur ce que doit contenir la fiche de police.

Questions fréquentes

L'OCR fonctionne-t-il hors connexion ?

Non. La lecture automatique de la pièce nécessite une connexion Internet. Sans réseau, vous pouvez saisir les informations à la main et imprimer la fiche de police normalement.

Que devient la photo de la pièce d'identité ?

Elle est transmise à un service de lecture automatique pour en extraire les champs de la fiche de police. Seuls les comptes de votre établissement accèdent aux fiches.

Les champs sont-ils toujours justes ?

Pas toujours : un reflet, une photo floue ou une pièce usée peuvent fausser un caractère. C'est pourquoi la fiche est « pré-remplie » et non « automatique » : relisez toujours le numéro de pièce et les dates avant d'imprimer. Un champ illisible est laissé vide plutôt qu'inventé.

Puis-je l'utiliser sur tablette ou téléphone ?

Fondouq est un logiciel en ligne, accessible depuis un navigateur.

Des arrivées plus fluides dès la prochaine saison

Voyez en quelques minutes comment une photo de passeport devient une fiche de police prête à signer.